Politique de confidentialité des données à caractère personnel

Lorsque vous consultez un dentiste ou un orthodontiste, il recueille, pour l’accomplissement de sa mission, vos données personnelles, consigne ses observations et prescriptions dans votre dossier médical couvert par le secret professionnel.

SMILE TEAM accorde beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. Pour cette raison, nous souhaitons vous informer clairement sur la manière dont vos données personnelles sont collectées et utilisées.

La présente Déclaration de Confidentialité décrit la façon dont nous pouvons, en tant que gestionnaire de données, traiter (collecter, utiliser et partager, etc.) des données à caractère personnel, c’est-à-dire toute information se rapportant à vous en tant que personne physique identifiée ou identifiable (« Données à caractère personnel ») conformément à la législation en vigueur, à savoir le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère et le Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et plus particulièrement concernant le « droit des patients ».

Ce document est susceptible d’être régulièrement modifié, nous vous conseillons de le consulter régulièrement afin de consentir à la procédure en vigueur.

1. Quelles Données à caractère personnel traitons-nous ?

Nous pouvons stocker, collecter et traiter les données personnelles suivantes provenant de vos demandes :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail ;
• Caractéristiques personnelles : sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité ;
• Données d’identité délivrées par le gouvernement : numéro de carte d’identité ;
• Numéro de registre national ;
• Information médicale / dossier médical et orthodontique / examen clinique, / radiographie panoramiques / photographies / empreintes numériques / informations sur le traitement suivi ou proposé et son coût ;
• Composition familiale ;
• Coordonnées bancaires ;
• Type de domaine par lequel vous vous connectez à notre site Web, adresse IP qui vous a été associée, date et l’heure auxquelles vous avez accédé à notre site Web ;
• Données de localisation ou autres données liées à la communication ;
• Pages que vous visitez sur notre site Web ;
• Toute autre donnée nécessaire pour vous fournir nos services ;
• Toute autre information que vous nous avez fournie.

2. Comment sont collectés vos Données à caractère personnel ?
Vos Données proviennent :

• Du Formulaire de Demande de Rendez-Vous ;
• De votre dossier orthodontique ;
• Des vérifications auprès de votre mutuelle ;
• De votre carte d’identité ou vignette ;
• D’études et de recherches en matière de sensibilisation ;
• De tierces parties, comme les membres de votre famille ;
• Via les services d’e-santé (E-Health) fédéraux et régionaux ;
• De votre mutuelle ;
• Éventuellement, via les coordonnées communiquées par votre banque dans le cadre du règlement des notes d’honoraire.

3. A quelles fins traitons-nous vos Données à caractère personnel ?

Vos données personnelles sont traitées par SMILE TEAM aux fins et motifs juridiques suivants :

• Effectuer et fournir des examens et soins médicaux ;
• Traitement des demandes pour nos services ;
• Fourniture des informations et répondre à vos questions ;
• Tenue de la comptabilité (obligation légale) ;
• Tenue d’un registre des patients (obligation légale) ;
• Recouvrement de factures impayées ;
• Personnalisation et communications de sensibilisation médicale au bénéficiaire des soins ;
• Gestion des risques se rapportant à SMILE TEAM, y compris la politique des créances, le risque de fraude sociale et le risque opérationnel ;
• Communiquer des Données à caractère personnel à des agences de recouvrement, assureurs, et autorités le cas échéant.

Vos Données à caractère personnel peuvent également être utilisées à d’autres fins pour lesquelles vous donnez votre permission spécifique, ou dans des circonstances très limitées lorsque cette utilisation est requise par la loi (par ex. en vue de respecter les obligations légales de conservation ou les requêtes d’autorités compétentes), ou par ex. pour nous défendre contre des accusations et prévenir, détecter ou combattre la fraude.

4. Sécurité

Vos informations sont conservées dans notre système informatique qui n’est accessible qu’au personnel autorisé.

Vos informations personnelles sont soigneusement protégées par le personnel. Tout accès à l’information n’est accessible que par des mots de passe renouvelés régulièrement. Les données sont cryptées et les terminaux informatiques sans surveillance sont fermés.

Les personnes qui ont accès à vos Données à caractère personnel sont liées par un devoir de confidentialité strict et sont tenues de respecter toutes les exigences techniques en vue d’assurer la confidentialité de vos Données à caractère personnel et la sécurité des systèmes dans lesquels elles sont enregistrées. Elles sont tenues de respecter une politique d’intégrité particulière.

4.1. Surveillance vidéo :

5. Divulgation de vos Données à caractère personnel à des tiers

La divulgation de vos Données se fera sur la base du «besoin de savoir», donc aux seules personnes / organisations qui doivent savoir afin de vous prodiguer des soins, tels que médecins, dentistes traitant, praticiens susceptibles de collaborer avec Smile Team dans le cadre du traitement orthodontique (et dont le personnel est couvert par des règles strictes de confidentialité). Seules les informations que le destinataire a besoin de savoir seront divulguées.

Vous recevrez une copie par e-mail de tous les échanges numériques liés à votre dossier orthodontique ou à celui de votre enfant.

Dans des circonstances très limitées ou lorsque la loi l’exige ou une décision de justice, les données personnelles peuvent devoir être divulguées à un tiers non lié à vos soins de santé.

SMILE TEAM peut divulguer des Données à caractère personnel (lesquelles peuvent inclure des renseignements relatifs aux services dont vous faites la requête, mais pas au dossier médical complet qui demeure confidentiel) à :

• Votre mutualité ou assureur ;
• Des tiers fournisseurs de dispositifs médicaux ;
• Une personne disposant d’un droit de tutelle sur vous ;
• Toute partie ayant reçu votre approbation par écrit ;
• Les agences de recouvrement et les juristes aux fins de recouvrement d’impayés ;
• Toute personne à qui nous pouvons transférer nos droits contractuels ;
• Les autorités compétentes ;

Dans toutes les autres situations, une divulgation non couverte par ce code de pratique ne se produira que lorsque nous aurons votre consentement spécifique. Dans la mesure du possible, vous serez informé de ces demandes de divulgation.

Si vous nous avez fourni des Données à caractère personnel fausses ou inexactes et que nous suspectons une quelconque activité illégale telle que la fraude ou qu’une fraude est identifiée, ces informations seront consignées et pourront être transmises aux autorités, mutuelles et service juridique.

En vue de traiter vos Données à caractère personnel, nous travaillons parfois avec des processeurs situés en Belgique. Il s’agit de personnes/entités traitant vos Données à caractère personnel pour notre compte en vertu d’un contrat bilatéral incluant les dispositions et obligations de la Déclaration de Confidentialité.

6. Mineur d’âge

Nous ne traitons les données personnelles des personnes de moins de 18 ans que si nous avons reçu une autorisation écrite délivrée par le parent ou le représentant légal. Cet accord est donné par le parent ou le représentant légal lors de l’acceptation et la signature du devis / dossier orthodontique.

7. Quelles sont les bases légales de finalité de traitement de vos données à caractère personnel ?

Avant de conclure un contrat, SMILE TEAM doit être en possession de certaines données à personnel dans le but de traiter la demande et de conclure un contrat avec vous. Nous devons être capables d’exécuter le contrat passé avec Vous.

SMILE TEAM a besoin de traiter vos Données afin d’administrer, de gérer votre dossier médical, en ce compris les autres relations médicales que vous entretenez, ainsi que pour vous contacter au sujet de votre dossier médical.

SMILE TEAM traite les données à caractère personnel pour la poursuite d’un intérêt légitime, tout en vous garantissant que l’équilibre est maintenu avec les libertés et droits fondamentaux ainsi qu’avec votre droit à la protection de votre vie privée.

SMILE TEAM peut également traiter vos données à caractère personnel dans le but particulier d’améliorer nos services et soins et à des fins de recherches et d’analyse.

Enfin SMILE TEAM traite vos données à caractère personnel sur base de votre consentement.

8. Conservation de Données à caractère personnel

SMILE TEAM traite vos Données à caractère personnel uniquement aux fins décrites ci-dessus. Si toutes les fins relatives à vos Données à caractère personnel disparaissent, nous effaçons celles-ci ou les rendons anonymes. Nous ne conservons pas vos Données à caractère personnel plus longtemps que pour les fins décrites dans la présente Politique de Confidentialité, ou nous les conservons aussi longtemps que nous le jugeons approprié en vue de respecter nos obligations légales conformément à la loi en vigueur.

Les Données médicales sont conservées durant une durée de 30 années après le dernier contact avec le patient, de manière sécurisée et en respectant le secret professionnel, conformément à l’article 24 du Code de déontologie médicale.

9. Vos droits Accès à vos Données à caractère personnel

Vous avez le droit de demander une copie des Données à caractère personnel que nous possédons à votre sujet. Si vous souhaitez obtenir une copie de vos Données à caractère personnel, en tout ou en partie, veuillez-vous adresser au responsable de la protection des données. Comme la loi nous y autorise, nous pouvons pour cela facturer des frais administratifs réduits.

9.1. Correction de Données à caractère personnel inexactes

Si vos Données à caractère personnel sont erronées, incomplètes, non pertinentes ou traitées d’une manière qui enfreint une disposition légale, vous pouvez demander à SMILE TEAM de corriger, de compléter, d’effacer ou de bloquer ces Données à caractère personnel dans nos registres. Toute Donnée à caractère personnel s’avérant erronée, non pertinente ou incomplète sera corrigée rapidement.

9.2. Suppression de Données à caractère personnel

Vous êtes en droit d’exiger que vos Données à caractère personnel soient effacées dans la mesure des dispositions légales. Nous accéderons à votre requête, sauf si une disposition légale nous impose de conserver ces Données à caractère personnel ou si cette conservation est nécessaire, par exemple, en vue d’une défense en justice.

9.3. Limitation de l’utilisation de Données à caractère personnel

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel lorsque le dit traitement s’avère illicite et que nous nous opposons à la suppression des Données à caractère personnel (par exemple, lorsque nous n’avons plus besoin de Données à caractère personnel en vue du traitement, mais qu’elles nous sont toujours nécessaires en vue de trouver, d’exercer ou de défendre nos droits légaux).

9.4. Droit à la portabilité de Données à caractère personnel

Vous avez le droit de demander le transfert, à un tiers ou à vous-même, des Données à caractère personnel que vous nous avez communiquées. Nous accéderons à cette requête dans les limites autorisées par la législation en matière de protection des données.

9.5. Droit de retrait du consentement

Si nous vous demandons votre consentement en vue d’un traitement spécifique, vous êtes libre de le retirer gratuitement et à tout moment par la suite.

10. Contact avec notre Responsable de la Protection des données

Si vous avez des questions à propos de la protection de vos Données à caractère personnel et plus particulièrement à propos de la présente Politique de Confidentialité, ou si vous souhaitez exercer vos droits ou formuler une plainte, vous pouvez prendre contact avec le responsable de la protection des données par écrit à info@smileteam.be (avec la mention « Donnés personnelles RGPD » dans le sujet).

11. Plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données

Il vous est également possible de prendre contact avec l’Autorité de Protection des Données par courrier (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles), par courriel (commission@privacycommission.be) ou par téléphone (+32 2 274 48 00).